5 merkkiä että yrityksesi tarvitsee automaation
Toistuva kopiointi, unohtuvat asiat ja samat kysymykset joka viikko eivät ole normaali yrittäjän arki, vaan merkki siitä että joku työvaihe kannattaisi antaa automaation hoidettavaksi.
Yritys tarvitsee automaation, kun sama tieto kirjoitetaan käsin useampaan paikkaan, kun asioita unohtuu koska ne olivat vain yhden ihmisen muistissa, tai kun samoihin kysymyksiin vastataan viikosta toiseen. Näistä viidestä merkistä riittää yksikin: jos tunnistat itsesi, on jo tarpeeksi hyvä hetki katsoa mitä työvaihetta kannattaisi kevyellä automaatiolla siirtää pois käsistä.
Moni yrittäjä ajattelee automaation olevan jotain isoille firmoille, joilla on oma IT-osasto. Todellisuudessa suurin osa automaatiosta joka säästää aikaa pienyrityksessä on tylsää putkityötä: tieto siirtyy paikasta toiseen ilman että kukaan kopioi sitä käsin. Se ei vaadi suurta budjettia, vain rehellisen katsauksen siihen, mihin viikoittainen aika oikeasti kuluu.
Kirjoitatko saman tiedon useampaan paikkaan?
Jos asiakkaan yhteystiedot päätyvät ensin sähköpostiin, sitten Exceliin ja lopulta laskutusohjelmaan käsin näppäillen, sama virhe pääsee sisään joka kerta kun joku kirjoittaa väärän numeron. Automaatio siirtää tiedon kerran syötetystä paikasta suoraan seuraavaan järjestelmään, jolloin virheen mahdollisuus poistuu kokonaan yhdestä työvaiheesta.
Unohtuuko asioita, koska ne ovat vain yhden ihmisen muistissa?
Kun seurantasoitto, laskun eräpäivä tai tarjouksen määräaika on vain yrittäjän omassa päässä tai post-it-lapulla, jokin unohtuu ennemmin tai myöhemmin. Automaatio ei unohda: se muistuttaa, kirjaa ja hoitaa seurannan samalla tavalla joka kerta, riippumatta siitä onko viikko ollut kiireinen.
Vastaatko samoihin kysymyksiin uudestaan ja uudestaan?
Jos asiakkaat kysyvät samat viisi kysymystä joka viikko, esimerkiksi hinnan, toimitusajan tai aukioloajan, jokainen vastaus vie aikaa jonka voisi käyttää muuhun. Osa näistä vastauksista voi lähteä automaattisesti heti kysymyksen saapuessa, jolloin ihmiselle jää vain ne kysymykset jotka oikeasti vaativat harkintaa.
Kasvaako työmäärä nopeammin kuin liikevaihto?
Terveessä kasvussa uusi asiakas tuo enemmän tuloa kuin lisätöitä. Jos jokainen uusi asiakas tarkoittaa suoraan lisää käsityötä, kuten manuaalista laskutusta tai erillistä tiedostojen siirtoa, kasvu alkaa syödä itseään. Automaatio pitää lisätyön kasvun tasaisena, vaikka asiakasmäärä nousisi.
Onko sinulla enää aikaa siihen, mikä oikeasti kasvattaa yritystä?
Jos suurin osa viikosta menee toistuvaan ylläpitoon eikä uusien asiakkaiden hankintaan tai palvelun kehittämiseen, aika menee väärään paikkaan. Tämä on usein selkein merkki, koska se näkyy suoraan siinä miltä yrittäjän kalenteri näyttää.
- sama tieto kirjoitetaan käsin useampaan järjestelmään
- seurantoja tai muistutuksia unohtuu, koska ne ovat vain muistissa
- samat asiakaskysymykset toistuvat viikosta toiseen
- uusi asiakas tarkoittaa suoraan lisää käsityötä
- viikosta jää liian vähän aikaa itse yrityksen kehittämiseen
Automaatio ei poista työtä, se poistaa sen osan työstä joka ei vaadi ihmistä.
Yhteenveto: aloita yhdestä työvaiheesta
Ei kannata yrittää automatisoida koko yritystä kerralla. Valitse se yksi työvaihe joka toistuu useimmin ja tuntuu eniten käsityöltä, ja katso mitä siitä voi antaa pois. Kun se toimii, seuraava työvaihe on helpompi tunnistaa.
Haluatko tietää mistä kannattaisi aloittaa?
Käyn kanssasi läpi arjen työvaiheet ja kerron rehellisesti, mikä niistä kannattaisi automatisoida ensin ja mikä ei.
Katso miten automaatiot toimivat →