Näin automaatio säästää 7 tuntia viikossa

Huom: alla oleva esimerkki on kuvitteellinen, ei oikean asiakkaan luvut. Se on rakennettu tyypillisen yhden hengen palveluyrityksen viikosta, jotta laskelmasta näkee konkreettisesti mistä tunnit koostuvat, kun neljä toistuvaa työvaihetta automatisoidaan.

Kuvitellaan yrittäjä, jolla on parturi-kampaamo. Viikossa kuluu noin 7 tuntia neljään toistuvaan tehtävään: asiakkaiden muistutussoittoihin ja -viesteihin, ajanvarausten käsin kirjaamiseen kalenteriin, laskujen lähettämiseen ja niiden perään kyselyyn, sekä samojen kysymysten (hinnat, aukiolot, peruutusehdot) vastaamiseen puhelimessa ja somessa. Mikään näistä ei ole erikseen iso, mutta yhteensä ne syövät kokonaisen työpäivän.

Mihin ne 7 tuntia oikeasti kuluvat?

Jaoteltuna työviikko näyttää tältä: noin 2 tuntia menee ajanvarausmuistutuksiin, joita lähetetään käsin tekstiviestillä tai soittamalla. Noin 1,5 tuntia kuluu ajanvarausten siirtämiseen yhdestä järjestelmästä toiseen, esimerkiksi somekanavasta kalenteriin. Laskutus ja sen perään kysely vie noin 2 tuntia. Loput 1,5 tuntia menee samojen perustietokysymysten vastaamiseen eri kanavissa.

Mitä automaatio hoitaa itsestään?

Ajanvarausmuistutus lähtee automaattisesti tekstiviestillä tai sähköpostilla tietyn ajan päähän varauksesta, ilman että kukaan muistaa lähettää sitä käsin. Uusi varaus siirtyy suoraan kalenteriin riippumatta siitä, mistä kanavasta se tuli. Lasku lähtee automaattisesti kun palvelu on merkitty tehdyksi, ja maksumuistutus lähtee itsestään jos lasku on erääntynyt. Usein kysytyt kysymykset saavat vastauksen automaattisesti heti kun ne saapuvat, ja vain poikkeukselliset kysymykset päätyvät yrittäjälle asti.

Kuinka paljon aikaa jää jäljelle?

Kun nämä neljä työvaihetta automatisoidaan, käsin tehtävää työtä jää jäljelle enää murto-osa: lähinnä poikkeustilanteet, kuten asiakas joka haluaa siirtää aikaa viime hetkellä. Kokonaisajansäästö tässä esimerkissä on noin 7 tuntia viikossa, mikä tarkoittaa lähes kokonaista työpäivää käytettäväksi johonkin muuhun kuin toistuvaan ylläpitoon.

• ajanvarausmuistutukset: noin 2 tuntia/viikko säästöä
• varausten siirto järjestelmien välillä: noin 1,5 tuntia/viikko säästöä
• laskutus ja maksumuistutukset: noin 2 tuntia/viikko säästöä
• toistuvat asiakaskysymykset: noin 1,5 tuntia/viikko säästöä

Seitsemän tuntia viikossa ei tunnu suurelta yhtenä päivänä, mutta vuodessa se on yli kolmekymmentä työpäivää takaisin yrittäjälle.

Mitä tällä vapautuneella ajalla tekisit?

Osa yrittäjistä käyttää vapautuneen ajan uusiin asiakkaisiin, osa palvelun laadun parantamiseen ja osa yksinkertaisesti siihen, että viikkoon jää enemmän hengähdystilaa. Kumpikaan syy ei ole väärä: pointti on, että tunnit menevät valintaan eikä pakkoon.

Yhteenveto: laske omat toistuvat tuntisi

Tämä esimerkki on yhdestä toimialasta, mutta laskutapa toimii missä tahansa yrityksessä: listaa toistuvat viikoittaiset tehtävät, arvioi kuinka kauan kukin vie, ja katso mitkä niistä voisi antaa automaation hoidettavaksi. Usein yllättävän moni niistä voisi.